“Bibliotheekfunctie garandeert uniformiteit”

Mobilis bouwt al ruim 100 jaar aan de infrastructuur van Nederland. Dat heeft overal in ons land mooie wegen, tunnels, bruggen en andere infra-objecten opgeleverd. Mobilis is onderdeel van TBI, een onderneming die onze leefomgeving duurzaam vernieuwt, inricht en onderhoudt. Na een uitvoerige pilot koos Mobilis eind 2019 voor Sensus BPM Online van Sensus process management. Mobilis maakt daarbij gebruik van de bibliotheekfunctie van Sensus. Een garantie voor uniformiteit bij het inrichten van projecten.

Naar minder handwerk

Vanuit kwaliteitsmanagement moet Mobilis voor elk nieuw project de werkwijze uitschrijven. Procesmanager Ursula Looman: “Processen zijn aan verandering onderhevig omdat we continu willen blijven verbeteren. Met de vorige software was juist het doorvoeren van verbeteringen arbeidsintensief. Bovendien grijpen onze processen sterk op elkaar in. We zijn daarom op zoek gegaan naar een pakket dat processen koppelt, zodat elke verandering ook direct bij andere processen zichtbaar wordt.”

“Via ons netwerk hebben we contact gezocht met kwaliteitsmanagers van collega-bedrijven. Dat resulteerde in drie opties, waarvan Sensus het best scoorde. We besloten een pilot van een halfjaar te doen, voordat we tot aanschaf zouden overgaan.” Ursula Looman werd projectmanager van deze pilot. “We moesten ons totale programma van eisen boven tafel krijgen. Het toeval wilde dat Sensus zijn software net helemaal had vernieuwd. Van standalone naar webbased in the cloud.”

Gezamenlijke ontwikkeling

Ursula Looman: “We hadden Sensus geselecteerd vanwege de bibliotheekfunctionaliteit, maar die bleek niet meteen beschikbaar in de cloud versie. Tijdens de pilot heeft Sensus ons uitgevraagd en op basis daarvan voorstellen gedaan voor de inrichting van die functionaliteit. Daarop konden wij vervolgens reageren. Ik heb het als erg prettig ervaren dat we als klant gekend zijn in doorontwikkeling van het pakket.”

Bernice Hofland is coördinator projectbeheersing bij Mobilis. Samen met een collega hield zij zich een jaar bezig met de ontwikkeling Sensus BPM Online. Sinds november 2020 werken zij aan het inrichten van projecten. Bernice Hofland: “Wat wij doen is redelijk complex: realisatieprojecten, tenders, onderhoudsprojecten – daar hebben we aparte processen voor. En dan is er nog onze eigen bedrijfsvoeringsprocessen betreffende kwartaalopgaves, afdelingsplannen, HR en communicatie. Zo hebben we voor meerdere clusters processen gebouwd. Alleen al het cluster realisatie heeft 85 processen die we allemaal binnen onze organisatie met de proceseigenaren hebben afgestemd. ”

Gecertificeerd systeem

Bernice Hofland: “Omdat veel projecten onder contract staan bij Rijkswaterstaat, hebben we de structuren van RWS overgenomen: Projectmanagement, Technisch Management, Omgevingsmanagement, Projectbeheersing en Contractmanagement. Daarnaast hebben we de functionaliteit ‘normen en richtlijnen’ toegevoegd. Ons systeem is volgens meerdere (ISO-)normen gecertificeerd. Als we dit nu op een project inrichten, kunnen we gelijk zeggen dat dit projectmanagementsysteem voldoet aan ISO 9001.”

“Sensus legt de basis voor zowel ons bedrijfsmanagementsysteem, als ons projectmanagementsysteem. In principe is ons systeem voor onze klanten en combinanten toegankelijk, zodat ook onze samenwerkingspartners kunnen zien wat wij van hen verwachten. De audits gelden net zo zeer voor onze combinanten als voor onszelf.”

Gemak van bibliotheekfunctie

Ook Bernice Hofland benadrukt het gemak van de bibliotheek van Sensus. “Die vormt voor 90% het uitgangspunt voor al onze projecten. Zo krijgen we uniformiteit in de opzet en hoeven we niet elke keer het wiel uit te vinden. Er zit bovendien een volgordelijkheid in onze processen. Je kunt bijvoorbeeld niet beginnen met uitvoeren zonder werkplan. Sensus maakt dat transparant. Omdat we onze data nu altijd op dezelfde manier opslaan, kunnen we onze kwaliteit makkelijker borgen en sneller zaken aantonen. De vragen worden steeds complexer en dankzij Sensus kunnen we eenvoudig in antwoorden voorzien.”

Mobilis werkt ook met de publicatiemodule van Sensus process management, de Sensus BPM Publisher. Alle gebruikers hebben daar baat bij, inclusief combinanten. Zij vinden zo makkelijk de weg in alle vastgelegde processen. Uiteindelijk wil Mobilis de Sensus inzetten als dé portal om bij elk project alle benodigde informatie en applicaties voor eindgebruikers te ontsluiten.